採購與供應管理人員的軟實力Supply Management Business Acumen
2018/1/18 Anthony Liaw Version：1.0，2023/11/22
Version:2.0
好一陣子了，現在很流行談軟實力，似乎硬實力不重要，軟實力才是重點，這是一個現實的反應，卻也是價值的另一種面相。甚麼是硬實力？甚麼是軟實力？如果沒有一個合適的定義，談這些東西，只是浪費時間，課堂上教授換取學分的材料罷了！軟實力的抬頭，毋寧說是社會能量提升的一種表徵，也是社會邁向成熟的必然。
中國大陸用短短三十年時間改變，在一線城市，幾乎再也看不到破舊與老化的影子。這是一個值得尊敬的進步，卻也是一個讓人若有所失的結果，看到的是一種同質化到幾乎都是樣板的改變，這就是硬實力的表現。
有錢、有政策，可以做到其他地方看不到的效率，硬實力很強。這樣的發展背後，看到有錢的好處，卻買不到生活的尊嚴，也不知為了發展，失去了甚麼。根據統計，外國人到北京的停留天數，從平均五天掉到不到三天，只因為沒有甚麼好看了！這是得與失之間的平衡。交通問題、貧富差距(下流社會)、生態多樣性、生活品質、環境破壞…..等等，還有很多的面相沒有浮現出來，這就是還沒看到軟實力發揮的結果！
從智慧資本(Intelligent
Capital)的角度來看，智慧資本有三個領域，分別為K、S、A(Knowledge、Skill、Attitude)。K知識，在管理學者的權宜措施之下，劃分為產、銷、人、發、財的領域分類，也是專業科系的由來。S則是知識的實務運用衍生出來的技巧，是實務面的能力，需要時間的考驗。A態度則是不管那門專業，在目標達成上、問題處理過程，業務推展的程序，用甚麼樣的心態來執行，套句最近的熱門話題，達到匠師的過程，就必須有一些看不到的能力(工匠精神)來搭配，工匠精神也是一種軟實力。
簡單的為能力做個分類，硬實力是扎實的功夫，由知識與技巧的磨練出來的。也由於專業本質上的差異，分門別類的細分之下，形成各種不同領域的學門，學術用語上稱之為專業能力。就因為學門的緣故，之間的籓籬堅實厚重，難以跨越，形成一道道的專業城牆，出現文人相輕的現象，即所謂的本位主義。
軟實力則是過程中的沉澱，發出本身的理念。從理念衍伸出價值觀，會在業務執行過程，自然反應出來的能量。運用硬實力(身)的過程，一種不容易看得出來，不容易被複製與套公式的能力。套用學術用語，核心能力(靈)、管理能力(心)、以及價值觀…..等等皆屬之。
右圖是一個陀螺，如果以陀螺來比喻企業經營，沒有外力陀螺無法自轉；同樣，外力用盡陀螺也會停止，要讓陀螺不停的轉動，就如企業追求永續一樣，一分一秒都不能鬆懈。陀螺的尖端就如經營者的理念，支撐著企業的轉動。往上是管理系統
最近最熱門的話題當首推AI(Artificial intelligence「人工知能」，國科會翻成「人工智慧」，但很多人認為不妥，個人認同此一看法，所以用「人工知能」來稱呼)。很多人研究的方向是甚麼職業會被取代，這些人都忽略了一個事實，既使沒有AI，很多職業也會被取代的。譬如：UBIKE讓很多自行車行與計程車蕭條；讓速食麵萎縮的不是競爭對手也不是AI，而是美團外賣,Foodponda,UBER外送等等…..商業模式掛帥的當下，競爭對手不是同行，而是看不到的創新能力。
職業會不會被取代，端看這個職業需要的能力是否制式化、一成不變、已經被大量複製….等等而定。AI在這幾十年來，硬體技術的大幅躍進，加上Deep learning(深度學習)技術的加持、以及增強式學習（Reinforcement Learning）的突破，知識面的問題幾乎難不倒AI，拿來取代人力的思維的議題自然少不了，但對於需要靠情境或是變化無常的軟實力的工作，至少這部份AI還沒有達到七情六欲的境界(是有在進步中)。
試想，對於AI的自動駕駛，世人歎為觀止的把AI捧上天，可是回頭看看，碰到物品轉彎，看到危險避開，不是四歲孩童都會的舉動嗎？為何大家如此吹捧AI？這個議題很有趣，有興趣的人自行想想，不是本期的主題，不在話下。
個人簡單針對軟實力與硬實力兩部份做些整理：
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項目 |
硬實力 |
軟實力 |
備註 |
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定義 |
專業分類：(如：採購議價技巧、機構設計、電子設計、推銷、財務作帳….等等) |
理念、價值觀、倫理道德、自我的認知….反應出來的態度與行為 |
讓專業能力更有效發揮、產生價值的一種不容易發掘的影響力量 |
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能力表現 |
技巧的熟練度 |
改變的力量 |
難以用科學衡量 |
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服務物件 |
為了目標達成，必須要的專業技能(自責與他責的觀點) |
當責的展現(如何達成目標的思考與做法) |
目標達成60分與100分的層次差異 |
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學習方法 |
教科書、課程講授、傳授…等等可以透過分數來衡量的科學觀 |
萃取、思考、體會、轉化….沉澱後的自然反應，沒有目標的目標 |
哈佛Case study的訓練目標：讀、想、聽、說、四種能力的呈現 |
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領域範疇 |
專業分工，目標驅動的動力 |
沒有籓籬的管理(CFM)，組織動起來的無形力量 |
流程導向取代專業導向，跨機能管理取代機能別管理 |
表一：軟實力與硬實力的定義
CFM：Cross Functional Management
從這個角度來思考，那採購需要具備哪些能力，方得以成為傑出的採購專業經理人？
Y2K開始，管理的範疇受到Internet+的影響，大、智、移、雲、(Big Data、Smart Phone、Mobility、Cloud)改變了遊戲規則，是典範的移轉，而不再是領域的深度而已。傳統產、銷、人、發、財的管理模式，雖還不到一無是處的地步，卻也出現捉襟見肘的困境。
過去的經驗價值遠不及改變的力量，努力再也不是王道，一夜致富的創新思維顛覆了就業價值觀，這是一個前所未有的變革時代。以前的經驗很可貴，未來的能力更重要；專業的價值雖必要，跨領域的思維，才是致勝之道。採購從早期的買辦(~1980，轉手觀音)，談的是業務的執行，是引申需求的時代，採購只是一個附屬職能。
隨著國際化與Outsourcing經營戰略的出現(1990~2010)，國際化採購與資源調度，對採購職能的需求，不再只是管理管制的範圍而已，成本競爭提升了對採購功能專業化的需求。從供應商管理走進供應鏈管理的範疇，從執行面提升到戰略面的功能，VMI(Vendor Management
Inventory)、TCO(Total Cost Ownership)、ESI(Early Supply Involvement)、EPI(Early Procurement
Involvement)等等….採購不再是業務執行單位而已，是個成本競爭的關鍵職能。
在獲利商業模式當道的21世紀，O2O(Online to Off line)成了新的職能定義，創新思維成了成功的關鍵要素，變革管理端在桌上無法不去面對，這時的採購，需要的是甚麼能力？圖一的採購職能架構，提供給採購人員的一個參考。
一個人有沒有足夠的軟實力，不在學歷、經驗、與職位。21世紀取而代之的是MI’T能力(Mobility Innovation Talent)。一種可攜帶的創新能力，任何時候，任務上身，就可以把任務拆解、轉化為戰略、目標，運用資源，達成任務的能力。不談領域、沒有專業，就是經營問題的解決，這就是21世紀的能力需求。
以往對能力的需求，過去的經驗的重要性主導一切。21世紀對能力的需求，在於達成未來任務的能力，不分領域與專業，是靠軟實力去驅動硬實力的一種能力。這就是典範移轉的另一個面相。
採購的能力，當然也可以分為軟實力與硬實力兩部份。
硬實力主要就是採購專業所談的供應商管理、供應品質管理、成本管理、交期管理(Q,C,D)、合約管理以及資產管理。再由此衍生的能力包括議價技巧，採購詢價、比價、議價等價格分析能力。
軟實力是執行這些硬實力的內在能力，如果把硬實力比喻為武學中的招式，軟實力就是內功與心法。嚴格講，軟實力並沒有分領域，屬於共通職能，只是在某些硬實力的搭配上，可能要求更多些。個人認為，採購需要的軟實力有：人際關係、目標導向、時間管理、資源整合、願景與價值觀、以及學習能力等等。
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l 人際關係：
採購是個人脈職種，與業務一樣，需要靠人際關係，把外部資源無限的延伸，可以說，無法做好人際關係的採購，不可能有好的績效。人際關係的重點在：
溝通力
同理心
經營力三方面。
l 時間管理：
21世紀技術發展神速，以及網路世界的無遠弗屆，企業經營的成功關鍵要素在於TTM(Time To Market)與TTV(Time To Volume)。工業4.0追逐的客制化與獲利商業模式推動的時時化的需求，經濟規模、MOQ(Minimum Of Qty)、交期等等的傳統製造模式已無法應付未來經營所需。APS(Advanced Production System)追求的客制化生產，採購必須滿足短交期(無交期)、無缺料、好品質、以及低物流成本的目標(採購5R)，時間管理將是採購最重要的挑戰。這部份採購必須具備以下幾種能力：
創新力
速度力(3Q作戰：Quickly Response、Quick Action、Quick Follow up)
問題分析與解決
資訊應用能力
l 資源整合：
採購是以資源調度為核心的職能，如何有效整合資源，是績效展現的不二法門。如何讓內部、外部的資源，能夠配合企業的政策，達到最佳化的整合，是採購專業必須培養的專案管理能力。這部份的能力需求有：
團隊建設
領導統禦
計畫能力
l 願景與價值觀：
MI’T的能力，是願景驅動與理念的結合，形成一種價值觀。為五斗米折腰的態度，與創造奇跡的價值主張，是理念的主導。也就是說，未來的經營型態將是高度與態度的結合。主要能力要求有：
願景與策略規劃
目標管理與執行力
洞察能力與事業力
l 學習能力：
未來的世界誠如愛麗絲夢遊記裡，在棋盤上皇后對愛麗絲說的：「在我們的世界，必須不斷地跑，才能留在原地….」。21世紀的競爭，也是如此的境界，不斷的學習，終身學習，方得以占得一席之地。學習，將是未來決勝負的關鍵語。此部份的能力有：
指導力
培育力
學習力
如何提升採購的軟實力？建立採購執行力，達到MI’T的境界，採購必須先改變職能定義—採購不再只是業務執行的管理管制(這部份已被ERP系統取代)，必須提升到戰略層級，方得以展現採購的價值。
以下幾個步驟，謹提供給有心專業採購參考。
u 任務：採購任務的重新定位。
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對從事採購這件工作，自己有甚麼理念？
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採購對企業或是組織的貢獻價值的定義，為何組織需要這樣的職能，有與無之間的差異大嗎？…..
u 願景目標與戰略：
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願景：談談自己想要在工作崗位上，成為怎樣的一位專業經理人。(如：我希望在五年內，成為公司主要利潤來源的部門)
l 目標：為自己訂下目標，畫下生涯藍圖(Carry Map)。
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策略：透過能力需求盤點，找出能力缺口，以創新思維，思考達成目標的有效策略，並轉化成為行動計畫。
u 行動計畫：
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目標與策略轉化成行動計畫，轉化成為季、月、周的工作目標，時時查檢與調整。
u 能力培育：
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依據能力需求自行排定學習地圖與計畫，並依據學習計畫，將學習轉化成為能力，特別是軟實力，為訓練移轉的重點成功關鍵。
u 跨領域與行動學習：
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打開思維，讓MI'T的能量無限延伸，只談任務，不談專業，做到沒有專業的萬能經理人。
採購的軟實力當然不只這些，但如果能夠從這些領域著手，應該可以更契合時代與組織的需求，讓能力為獲利與回報服務，避免空有十八般武藝，卻苦於有志難伸的困境。MI’T，共勉之！
後注：
1.
有關願景規劃與供應鏈管理的部份，礙于篇幅，本文中並無細述，有興趣者，個人可以提供一個範本，歡迎索取。
2.
本文重點在於採購與供應管理需要的軟實力，應用與內容沒有觸及，請見諒。
3.
這是個人2018/1/18寫的文章，可能有些資訊都必須更新，譬如；永續、ESG、AI(ChatGPT)、影響力等等。但大部分的內容仍然有其基礎，畢竟軟實力不像硬實力，一旦領域(Domain)消失，就得重新學習新的專業知識，重新來過。
4.
很多採購同好都被工作追著跑，被逼得就是想方設法地找到解方(萬靈丹)，結果對這個領域是慢慢進入狀況熟悉了(卻只知其然不知所以然)。當碰到組織轉型(ESG)或技術轉型，或是轉換個跑道，往往就得重新來過，那是領域專業(Domain Know How)的必然。讓採購的實力軟、硬兼施，學習力與影響力的沉澱，應該會是很好的方向。
