管理其實也可以很easy--專案管理與孫子兵法(34)
專案的任務分配
談完成本企劃後，接下來就來談談專案規劃中，資源與任務的分派(R&R：Resources and Responsibility)。資源規劃就是以前幾次談過的預算規畫基礎，專案負責人接到任務後，向專案的投資者申請要完成專案任務的必要資源，及這些資源要如何運用的計畫性活動。專案資源很多元，最基本的部分就是人力資源及材料費(產品開發專案)。只要這兩部分規畫得宜，專案的成功就事半功倍，反之亦然。
人力資源規劃，不是單純的只是要幾個人而已，要讓一個專案順利完成，在人的資源部分，必須充分考慮到完成專案需要具備的技巧、派任成員的工作的態度、及還有多少工時可以用等等的問題，這個活動就是一般所謂的資源盤點。
廣義而言，專案資源應該包含：人、物、金，與時間。其中人的部分最多元與複雜，可推究到需要的職能與可用工時。很多人認為職能及使專業能力，其實職能還可以轉化為知識（K）、技巧（S）、與態度（A）三個面相。
「K」泛指基礎專業知識，一般以學科為判斷基準，如電子、電機、機械、化學….等等。往往來自於正式學程學習到的基礎知識，是決定是否有足夠的專業來執行專案任務的關鍵要素。「S」則是實務操作的技巧，知識是理論根基，離開學校，很多人往往就不再繼續鑽研，不斷的重複使用既有知識。「S」技巧是知識的應用，與經驗有很深的結合，熟能生巧就是這個道理。一個學校剛畢業，知識縱然很高，技巧往往還生疏，所以才會出現OJT(On Job Training)的機制-加速資源的即戰力。「A」態度這種職能卻是人力資源最難控制的一個面相。難以衡量，瞬息萬變，因人、因事、因地都可能改變的職能，卻是「K」與「S」發揮效能的核心條件。態度反映出責任心、工作態度、以及資源的有效性，確實掌握每個成員態度，任務分派時，比較能得到適得其所的安排。甚至在資源衝突的情況發生時，有資源調度的必要時，此部分的資訊也是重要的參考。
專案的任務分配，俗稱的R&R主要是確保專案資源的適切性，決定專案成敗的關鍵。一般可以設計一個矩陣表來處理，縱軸部分為工作項目(WBS展開最下層的工作)，橫軸部分為成員名字，矩陣交叉的格子裡，可以以斜線把一個格子分成兩個部分。斜線上方註明投入在這個工作的工時，下方則填入擔當的代號。擔當代號一般以數字的1、2、3來表示。1表示是這項工作的主擔當（Accountability），2則是副擔當或是支援（Responsibility），3是必須被知會的資源（Notify避免專案的資訊不同步）。
主擔當簡而言之，就是這個工作的小工頭，負責這個工作的進度管理。副擔當則是同樣分擔工作的一部分，或是支援的角色。每個項目，主擔當只能夠有一個人，但副擔當可以有很多人。這樣的做法有某種程度的風險管理的意義，可以在任何人員變動的時候，可以互相支援。至於被知會的3的部分，主要的目的是有些資訊與進度必須讓3的人隨時知道，才不至於在工作銜接上出現溝通不良的現象。而主擔當與副擔當分配的任務工時的加總，就是WBS展開的項目的工時，如此可以一目了然的掌握每個成員的任務與工時，及每個工作的工時。R&R任務分派表的設計，簡單標示如下：
工時單位(Hr) 專案成員 小計工時
WBS工作項目 A B C D E -------------------
專案規劃 12/1 3/2 5/2 /3 20
可行性評估 /3 15/1 3/2 /3 /3 18
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工時小計 12 18 8 38
上表中，從WBS展開的工作中，抽出專案規劃與可行性評估兩個工作為例。專案規畫這個工作，成員(A)投入工時為12Hr，是這個部份的主擔當(1)。而成員(B)與成員(C)為此部分副擔當，投入工時各為3Hr與5Hr。專案規劃這個工作，總共需要工時為20Hr。而(A)在上兩項工作的投入總工時為12Hr，(B)為18Hr，(C)為8Hr，總共三個人在這兩個工作投入工時為38Hr。
