管理其實也可以很Easy--專案管理與孫子兵法(30)

甘特圖

        相信大部分接觸過專案管理的人，對甘特圖都不會陌生才對。但甘特圖帶給專案經理人的印象是正面多於負面的呢？還是負面多於正面的？在專案管理領域，這幾種規劃的手法，各有其優缺點，無法簡單評估其好壞。但如果從管理的方便性來看，無疑的，甘特圖是一個簡單又方便的時程管理工具。

        甘特圖(Gantt Chart)是甘特(Henry L. Gantt)於1917年所發展出來的工具，經過幾十年來的推廣，已經被廣泛的運用在規畫、控管及評估專案的各項進度。甘特圖其實就是一個矩陣，縱軸為專案的各個任務項目，橫軸為時間軸，把時間展開成為一條直線行徑。相對應的項目時間以棒形狀或是線型來連結，線(或是棒)的長短代表所需要時間的長短，如此構成一個時程表。

        橫軸的時間單位，可以依專案的大小來劃分。以天、週、月、季、年等為單位。中間的棒形圖或是線型，可以依自己的喜好而作適當的表示。譬如：用線型表示的時候，常以虛線表示計畫線，而實際進行的部分以實線為之，如此就可以一目了然的看到整個專案的進度變化。如果用棒形圖表示的時候，常以空白為計畫線，中間塗上顏色及代表完成的進度，也可以很清楚的看到整體的進行狀況。當然還有在線的兩端以三角形或是圓形符號表示，實際進行過程再把前後端的符號塗滿來表示進度，也同樣可以得到控管的目的。總之，甘特圖的運用彈性很高，端看自己的習慣。管理的目的只在追求更有效的方法，所有的工具充其量只是手段，沒有必要被工具綁住而模糊了焦點。

        甘特圖雖然簡單，但要完全發揮其特色，也非易事。甘特圖雖然簡單明瞭，但也有一些先天上的限制，就針對此一部分來談談。

        首先先來談談甘特圖的優點，其優點有：

        1. 容易上手，不需要特別的訓練與專業知識。

        2. 專案的進度能夠依據計畫與實績的對照，一目了然。

        3. 可以明確的看到進度的超前或是落後。(前提是真正有把甘特圖的管理融入到日常管理上)

        4. 可以很容易的電腦化。

        5. 作為報告的素材，是其他工具無法望其項背的。

        優點很多，但相對的缺點也是有的。主要缺點有：

        1. 甘特圖的最大問題是無法顯示各個項目間的互相關係，及邏輯順序。

        2. 沒辦法以一個個別項目的落後來評估整體的進度影響程度。

        3. 對於長期間或是大型專案，製作起來相對複雜度高，比較不容易，適用於中小型專案。

        4. 甘特圖無法顯示關鍵要徑。

        5. 在面臨策略考量，必須要調整專案時程時，不容易上手。

        6. 必須同時考慮專案工作與排定的工作進度。

        雖然各有優缺點，但依個人的經驗，在專案規劃時，可以用網路規畫工具(PERT & CPM)來進行策略規劃，而日常管理時，則用甘特圖來管控，可以達到簡單明瞭的效果。雖然看起來有兩個工作要做，還好現在的軟體工具(Project)，都可以將此兩種工具互相轉換，所以不會增加作業的工時。

        話雖如此，專案經理人也必須注意，用甘特圖進行專案控管時，常會碰到一翻兩瞪眼的窘境，結果只看到計畫不斷的往右延伸，專案除了推遲還是推遲，那就是夢饜不斷了。所以如果要用甘特圖控管時，做好日常管理才是關鍵成功要素。(大部分的管理會出現不斷推遲的原因，就是只知道Review，不知道日常管理)

管理其實也可以很Easy--專案管理與孫子兵法(29)

專案的資源配置-II

在專案規劃中，每個環節都是環環相扣，無法擇一而為，必須按步就班，一步一步來。首先從範疇的定義、目標設定、專案戰略形成等戰略思考。其次展開任務的規劃，從WBS展開、工時評估到網路規劃，再展開時程規畫等戰術的形成。這兩部分的重要度就如舞龍的龍珠與龍頭的角色，但問題是誰來操演龍珠？誰來舞龍頭，是一個舞龍活動的成功關鍵。資源配置就是這樣的一個步驟。今天我們就來談談資源配置的作法。

一個正常的專案，專案經理人對專案成員的能力與負荷的了解，理應瞭如指掌才對，最起碼也該知道成員所具備的能力是否足以承擔此一任務。在國外，PM會透過各種可能的管道，對成員進行多方面的了解，成了專業的能力以外，手頭上的工作負荷、工作的態度及以前的一些工作記錄等等，都會想辦法了解的越多越好，因為這些都足以左右專案的成敗。

遺憾的是國內的PM從來就不認為有此需要，經營者也沒有這樣的意識，結果一個蘿蔔一個坑的思維，總以為有一堆的人在一起做一件事，就是Team work了，殊不知這之間的差異，直有天壤之別。不重視這些客觀因素的結果，專案只有推遲，別無他途。

當WBS展開後，PM必須實施能力盤點，了解每個成員的能力與可用工時。沒有這些數據，任務分配將無法客觀對待，只是一種很膚淺的齊頭式分派工作。加上中國人在接受任務時，從來就不會據理以爭，總抱持著凡事盡力而為就是了，一旦碰到問題時，也只是兩手一攤，事不關己，如此專案管理，如何讓人放心。

個人與日本人接觸時間很長，也與美國人共事過，在日本，當工作分配超過個人的工時負荷量時，成員會拿著數據去跟主管討論，工時不夠了；美國人是在分配工作時，會斤斤計較任務量的多寡，但一旦決定後，就不再吵了；相對的咱們中國人是事前不吵，事後吵鬧不斷，結果推、拖、拉反成了常態，實在不是正常的專案管理模式。

那要如何分配任務呢？可以作一簡單的矩陣表來處理。矩陣表的縱軸為工作項目(Task)，橫軸為專案成員名單(Members)，交叉相關的格子可以以一斜線劃開，將格子分成兩個部分。格子的上方填入預備投入的工時，下方記載成員在這個工作的定位。定位一般分成四類，其分別為：1代表這個工作的主擔當者（Accountability)，換句話說就是這個部分的Sub負責人；2代表支援(Responsebility)，也就是共同負責或是備份的資源；3代表沒有參與此一任務，但必須被知會這個工作的一切訊息(Inform）。這代表與此一工作有一些上下游或是任務上的關聯；沒有任何符號的代表沒有相關。以下就簡單做個表格說明：

Role & Responsibility(1/1: 分子為需要工時；分母為負責職能，15/1：15為需要時間，1為主負責人)

                                                                                   Members

        Task                  A             B          C         D          E         F          G       Total

        報表定義          1/1         1/2                   2/2                   0/3         0/3          4       

        程式設計        15/1         3/2                   2/2                   0/3         0/3        20

        -------------------------------------------------------------------------------------------------

依照上面這個表來說明，有兩個任務，一為報表定義，另一為程式設計。報表定義由成員A主擔當，成員B與D為副擔當，F與G必須被告知，總共需要的工時為4天。程式設計部分主要由A君負責，B與C為副擔當，F與G必須被照會，總共需要20天的工時。如此全部分配完任務後，每位成員的負荷量是否適當，則可以再作一全面性的檢驗。務必把每個人的工時分配的恰得其份。

要把R&R做好，前提條件是有客觀的工時評估數據，與每個成員的能力與負荷的掌握。特別是後者，如果能力掌握度不夠，不只會耽擱個人的業務，也會影響到其他相關的作業，必須審慎為之。

很多PM會困惑如何去掌握成員的能力，這除了與成員面談外，向成員的直接主管請教，常是最有效的方法。因為主管對部屬的能力與負荷最了解不過了，再說分配資源給專案，機能主管也必須負擔必要的責任，所以機能主管將是專案主管的最佳內部顧問。

下期我們將來談談甘特圖。

管理其實也可以很Easy--專案管理與孫子兵法(28)

專案的資源配置

在專案規劃中，每個環節都是環環相扣，無法擇一而為，必須按部就班，一步一步來（當然採取同步工程的做法亦是一種選項，重點是條件是否充分與有此體質？還是只是嘴巴的同步工程？）。首先從範疇定義、目標設定、專案戰略形成等戰略思考。再依序展開任務規劃，從WBS展開、工時評估到網路規劃，時程規畫的展開等等戰術的形成。這兩部分的重要度就如一個成功的「舞龍戲碼」的龍珠與龍頭與戲碼的角色，問題是誰來操作龍珠？誰來舞龍頭，與整個戲碼的呈現（比賽的戲碼與娛樂的戲碼也不會一樣的）更是一個舞龍活動的成功關鍵。資源配置就是這樣的一個過程。今天我們就來談談資源配置的作法。

一個正常的專案，專案經理人對專案成員的能力與負荷的了解，雖然難以做到瞭如指掌，至少也該有所掌握才對，起碼成員所具備的能力是否足以承擔此一任務是必須確認的首要。一個專業的PM應該會透過各種可能的管道（面試、主管請教、人資探詢、以往的專案紀錄甚至動用顧問等等管道），對成員進行多方面的了解。成了能力以外，手頭上的工作負荷量、成員平常的工作的態度及以前的一些工作記錄等等，因為這些都足以左右專案的成敗。

遺憾的是國內的PM從來就不認為有此需要，或者說也無此能力（這是中階主管的主要職能之一），經營者或機能主管也沒有這樣的意識，一個蘿蔔一個坑的思維，總以為有足夠的人在一起做一件事，就是Teamwork了，殊不知這之間的差異，有天壤之別。沒有共同目標的承諾，只能說是一個Team，稱不上Teamwork。不重視這些客觀因素的結果，專案只有推遲，感嘆Always delay。

WBS展開後，PM的下一個要務就是資源盤點。

管理其實也可以很Easy--專案管理與孫子兵法(27)

專案的時程規畫

在上面的兩個WBS範例中，第二個範例有附上工時評估，其中的工時的基準是以每個星期五天的工作天來計算，屬於作業工時。1W=5D，轉換以日曆天數的評估方法，並還沒有評估到個別資源的負荷量與可用工時(R & R，預計下篇會談到此一部分)。

CPM網路規畫部分，直接用圖形說明會更清楚一些，所以個人準備了一個海報版，把前面範例的WBS展開成為一個網路範例，再附加說明，這樣應該能夠讓各位更清楚WBS、工時與網路規劃的工具運用手法。敬請稍待，如果各位有需要的話，這個WBS與CPM的範例可以提供給各位參考。有需要的話，請來mail索取(Tonyliaw@ms1.hinet.net)。

網路規劃如果只是把WBS展開的工作連結起來，那意義不是很大。網路規劃最有價值的部分是依據專案的戰略目標，針對有限的時間與資源的限制下，進行策略規劃，找到最佳要徑，做好資源配置。規劃中，一定會出現有：『這樣的安排，是否可能？』的疑問出現，這時不是只擔心萬一如何，而是要運用成員的專業，集思廣益，運用創意來找出解決方案，讓專案順利進行。

無論以金錢換取時間，或是以時間換取金錢，端看專案可能投入的資源而定。在資源有限的情況下，讓專案越早結束，對資源投資回收越有利。孫子兵法提到過，兵貴神速，其理在此。

管理其實也可以很Easy--專案管理與孫子兵法(26)

專案的時程規畫(WBS範例II)

範例：「人才變人財」專案WBS範例，為小弟當初開發一套教育訓練軟體系統專案的WBS，雖然時隔20年，應該還是有參考價值。

Prepared by：Anthony Liaw           Date：2005/12/10                 Version：1.1

                                                                     2007/7/6                     Version：1.2

          WBS                                                                               評估工時

1         專案可行性研究                                               5W4D

    1.1         專案事業計畫                                                        2W4D

       1.1.1    事業規劃                                                                                  2W

      1.1.2    損益評估                                                                                   2D

      1.1.3    行銷戰略                                                                                   2D

    1.2         系統分析                                                                 3W

      1.2.1    系統資源評估                                                                           3D

      1.2.2    技術可行性評估                                                                       2D

      1.2.3    系統分析(SA)                                                                           2W

2         專案企劃                                                           11W

    2.1         產品規格書制定                                                     6W

      2.1.1    需求調查                                                                                   2W

        2.1.1.1    客戶訪談                                                                                     1W

        2.1.1.2    需求調查                                                                                     1W

      2.1.2    需求整理                                                                                    4W

        2.1.2.1    草案製作                                                                                      2W

        2.1.2.2    規格討論與修訂                                                                         1W

        2.1.2.3  規格書發行                                                                                  1W

  2.2         BA(Business Analysis)                                            4W

       2.2.1    業務流程分析                                                                         1W

      2.2.2    作業模式定義                                                                         1W

      2.2.3    使用者介面定義                                                                      1W

      2.2.4    報表定義                                                                               1W

  2.3         資源評估與計畫                                                       1W

      2.3.1    工時評估                                                                               2D

      2.3.2    投資計畫編定                                                                         2D

      2.3.3    日程計劃                                                                               1D

3         系統設計                                                            7W3D

  3.1         系統架構設計                                                            4D

      3.1.1    Windows OS                                                                         2D

      3.1.2    Mac. OS                                                                              2D

  3.2         系統文件製作                                                            2W4D

      3.2.1    系統機能規格書                                                                     1W

      3.2.2    系統流程圖                                                                          3D

      3.2.3    子系統機能規格書                                                                 3D

      3.2.4    介面規格書                                                                          3D

  3.3         系統設計                                                                   4W

      3.3.1    Programming                                                                         3W

      3.3.2    Unit test                                                                               2D

      3.3.3    Debug                                                                                  3D

4         系統測試                                                            8W

  4.1         Linkage                                                                       2D

  4.2         DVT                                                                           4W1D

      4.2.1    System setup                                                                         1D

      4.2.2    相容性測試                                                                             1D

      4.2.3    Functional test                                                                       3D

      4.2.4    操作性測試                                                                             1D

      4.2.5    可靠性測試                                                                             1W

      4.2.6    Debug                                                                                   3D

      4.2.7    Problem Action List follow up                                                   2W

  4.3         αTest                                                                         1W2D

      4.3.1    測試者選擇                                                                             1D

      4.3.2    測試資訊收集                                                                         1W

      4.3.3    測試報告整理                                                                         1D

      4.3.4    Debug                                                                                  3D

  4.4         βTest                                                                         1W2D

      4.4.1    測試者選擇                                                                             1D

      4.4.2    測試資訊收集                                                                         1W

      4.4.3    測試報告整理                                                                         1D

      4.4.4    Debug                                                                                  3D

  4.5         測試報告彙總                                                           3D

5         手冊製作                                                            2W

  5.1         使用者手冊                                                               1W3D

      5.1.1    手冊layout設計                                                                       3D

      5.1.2    內容編制                                                                               1W

      5.1.3    使用手冊印製                                                                         1W

  5.2         銷售/服務手冊                                                          3D

      5.2.1    手冊設計                                                                               2D

      5.2.2    手冊製作                                                                              1D

6         量產準備                                                            2W2D

  6.1         BOM出圖                                                                 1D

  6.2         光碟母片製作                                                           1D

  6.3         包材設計                                                                 1W

  6.4         包材發包製作                                                           1W

7         量產                                                                    2W1D

  7.1      光碟壓片                                                                     1W

  7.2         包裝                                                                       1W

  7.3         開始出貨                                                                 1D

8      專案結案                                                            1W1D

  8.1    專案檢討                                                                      3D                             

  8.2    結案報告整理                                                               3D

  8.3    專案結案