由於傳統金字塔式組織,在決策過程中,常因為專業的本位主義作祟,溝通協調曠日費時,往往無法應付快速的環境變化需求。為了滿足快速化的效率與多樣化的彈性經營,專案管理已經被廣泛的應用於各個領域,諸如:公共工程、新產品研發、研究專案、建廠專案、建築工程、管理性專案(問題分析與解決手法,如:VA/VE、G8D及PSP、6 Sigma…等,最近企業出現的碳焦慮的解方,也必須借重專案管理的力量,方可能成事)、等等….。涵蓋的層面已經達到各個領域,大大小小的專案不一而足。
專案管理到底是一個甚麼樣的活動?又如何發揮彈性與效率?
專案管理是一種將管理知識、技術、方法綜合運用到一個特定的管理活動上,以期能達到一次就做對的需求,來應付多變的環境的管理系統。接下來我們就開始來談談專案管理。
專案管理主要可以劃分為五大步驟、以及十大領域的管理。五大步驟分別為:立案、規畫、執行、控管與結案。專案的立案,應該是專案管理的首要項目。專案之所以成立的理由是因為有其價值,所以從其任務、使命來決定專案是否須要。專案的立案是屬於策略規劃的部分,從概念形成、可行性評估、戰略規劃到成案的系列步驟,勾勒出專案的遠景與任務。這個階段就如孫子兵法的始計篇上所談到的,「經之以五事,一曰道、二曰天、三曰地、四曰將、五曰法。其中的道,指的就是專案的戰略目標,如何讓戰略遠景成為成員的共同目標,齊心合力的完成任務。
規畫戰略的過程,必須充分考慮到大環境(外部環境)與小環境(內部環境)的因素,才不致於坐井觀天,出現井底之蛙的困境。把這部分對照到孫子兵法,就是五事中的天與地。如果以現代管理的觀點來說,就是SWOT分析。
孫子兵法五事中的將,指的就是專案經理人,要成為將才(專案經理人),必須具備「智、信、仁、勇、嚴」五大特質。將才難覓,
智者,有洞察先機、前瞻思維、有效手段,得以做出最佳決策;
信者,對理念與目標的自信,對團隊協作的信任,可以服眾與授權;
仁者,愛其子弟與成員,寬厚以待人,使人願意追隨,是影響力的表現;
勇者,不畏困難,會排除萬難,以完成任務;
嚴者,堅持理念,讓紀律與規章得以伸張,不致於荒腔走板。
四句話:
「洞察先機、前瞻思維、有效手段、依法行事」專案經理人將軍般的修煉。
今天先談到此,明天待續。
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