2024-1-12
「報告」，前面提到過，有很多種面相，會報，業務報告，工作報告，業績報告等等，大部分的報告都以此為目的，殊不知，卻因此失去「報告」帶來的價值，忽略了「報告」的真諦，今天就來聊聊「報告」是什麼？
以現在的資訊化程度而言，不管企業大小，總會掛套ERP當作公司數位化的外衣，沒有ERP如何在當今資訊時代存活？但，真的沒有ERP企業就活不下去了嗎？據統計，80%以上的企業的ERP，充其量只是以前MIS的改良版，根本沒有發揮數位化的真正價值。
有人不服氣，特別是號稱提供ERP產品的軟體公司，捫心自問，提供的ERP能夠做到即時化的管理嗎？客戶導入ERP時，有進行流程的改造嗎？只是以舊有流程來配合標準軟體架構，會如何？資訊化的管理流程，要充分發揮資訊化的價值，投資才可能看到Outcome與Impact。否則只是增添更多的作業程序，增加Input。多少企業用了ERP，卻還是離不開Excel的作業模式？因為那不是ERP，只是穿著ERP外套的MIS。只要還存在批次處理的軟體，都稱不上是ERP。
為何Reporting system會與資訊化連結在一起？可能有人會有此疑問吧！沒錯，回過頭來談報告，請問貴公司報告的主題與內容是什麼？目標達成與否？結果差異多少，再回頭找問題，做矯正措施，組織都是在管過去，而不是未來，企業如何談永續？
業績的結果不該額外花時間來報告或討論，因為資訊化可以隨時看到業績狀況，甚至決策支援系統(DSS)還可以即時地提出警訊，提醒關係人面對問題。等到月底再來報告業績，那就是一翻兩瞪眼，做好拍拍手，可惜少了精進的機會。
業績是結果，不是目標，所以並無所謂的目標達成的檢討，那是過去型的管理，往往用未來的資源，去管過去沒做好的事情，利潤被吃掉自難避免。專案管理中的專案會議，如果用來管時程，那報告結束時，就意味著專案已經延遲了。管理最重要的是過程，展開的行動計劃是否有效，透過中間的「報、連、相」，時時查檢，必要時啟動備案(B plan)，這才是管理。
報告該報告什麼？日常的業務進行過程，主管應該對部屬的工作暸若指掌，無需再提一份業績報告的。報告的內容不是只為主管報告，是一份資訊分享，重點在於平常不容易看到的組織管理盲點，由成員的各自層面把問題提出來，針對未來的目標（永續），是否充分掌握到前提條件。如果沒有，那是計畫過程有疏失？還是大環境改變了。這些狀況才是報告最可貴的內容，其目的一是檢討(Check)，二是隨時以完成任務（達標）作為管理的重心，屬於未來型的管理。
個人把報告的層級劃分為五個層級：
初級：照著行事曆報告，也無所謂的討論，主管就是最後下個結論，「罵」與「麻」是最佳寫照。
次級：只報告目標有沒有達成，卻連數據的品質都無法說清楚，是不是有美化報表？誰都說不準。
三級：目標達成的檢討，原因以他責為中心，少了解決方案。
四級：有目標檢討，也有差異分析，但解決方案就是了無新意（看到解決方案有「加強」…「強化」…等等的字眼出現，就是這般情境，還是在管理過去，只看到Output）沒有看到(Outcome)，更不用談影響(Impact)。
五級：報告是以最終目標（非當期）為標的，報告期間執行過程的差異分析，深入掌握問題，對目標達成的行動方案做必要修正，會有請求支援的議題出現，是真正的管理，如此做可以看到Outcome與Impact。
你說報告難嗎？有點難卻又不難，這就是管理。
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