今天在外面上課，剛巧碰到學員問到有關專案管理的一些狀況，更巧的這位學員碰到的問題就是WBS的一些困擾，了解了一下現況，發覺到並沒有甚麼新鮮事，是一般專案管裡常見的問題。我們就接著來談談WBS的重要性與如何應用。
WBS是一個工具，是為了能夠讓任務分派與工時評估科學化的一個步驟。很多人都會說，以往從來沒有聽過與用過WBS之類的工具，公司不還是這樣走過來了。經驗是很可貴的資源，但如何讓經驗不會成為陷阱，及更有效的發揮其價值，是管理的重點目標。如何以更有效的方法，做更多的事，是突破競爭的必要思考。
那WBS究竟有何用途，接下來就來談談。WBS主要是把任務分解，一個專案或是一個任務，題目都很大，大到有時很難掌握到管理的節點。譬如：機構設計，是一個任務，但卻無從管理起，因為機構設計包含了很多的工作在裡面。如果沒有再細分化的化，就看不到進度管理的影子。如果把機構設計再往下分解，可以分解出規格確認、資料蒐集、構思、成本評估、技術評估、實驗與測試、草案、參數確認、制圖、審圖、出圖等等的細部作業項目。
當把機構設計分解成上述的幾個步驟後，以這幾個步驟來評估工時，是不是比直接評估機構設計的工時來得精準與容易？也就是說，工作項目展的越細，工時評估就越容易與精確，在評估資源的投入與任務分派的過程，也越形明確。因為以機構設計這樣一個大任務來分配工作，勢必很難科學的將工作量與每個人的負荷連結，那就容易出現多人喝水沒水喝的現象。另外，如果WBS展開的作業細項，越接近日常的工作項目，就越容易與日常管理結合，也就越能夠掌握到進度的進行軌跡。
另外WBS還有一個一般常被忽略的好處，一堆不同領域的人在一起，要處理一件並不熟悉任務，很多成員甚至不知道別人在做甚麼、他領域的工作流程與內容。經過WBS分解的過程，就是一個最好的互相學習機會。這點也就是專案管理被認為是學習型組織的原因之一。
如果一個專案裡面有很多的新人，對專案任務的業務並不熟悉，透過WBS的展開，其實也就是一個最好的OJT(On Job Training)。再說，由於以團隊的腦力激盪，展開WBS工作分解，也是建立共識的重要手法。
當然WBS除了上述的任務外，最重要的是要建構一個專案的業務網路。如果沒有細部化的業務分解，所有的專案時程就只會看到里程碑而已，而無法看到互相業務的聯結，自然運作起來，就很容易出現兄弟登山，各自努力的山頭主義，看不到團隊合作的運作模式，專案的價值就難以顯現。
那WBS應該包含哪些部分才算完成？大致上WBS應該含蓋以下的幾個項目：(此部分建議把它化成一個表格的話，可以做為公司內部專案管理的一個標準化表格)
1. 任務描述
2. 投入資源
3. 業務產出
4. 業務規格
5. 需要工時
6. 預估成本
7. 上游業務
8. 下游業務
明天我們就來談談工時評估，待續！(個人有建立一套專案管理的表格，如果有需要的話，麻煩來信(email)索取。
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