「專案管理」，一個既熟悉又陌生的名詞，是否也曾經困擾過您？相信很多的專業經理人，對專案管理都有或多或少的痛苦經驗，一個號稱是21世紀管理主流的管理模式，為何會讓很多企業既愛又怕受傷害？
個人常受邀在兩岸，幫企業培訓專案管理技巧，發覺到中國人的企業(包括台灣與大陸)，對專案管理存在很大的誤解。很多的企業其實只做到「管理專案」、並沒有做到真正的「專案管理」。管理專案與專案管理又有何差異？個人發覺到中國企業對專案管理的認知，存在很多積非成是的錯誤印象。請教一下專案主管，對專案管理給一句最貼切的形容，大概「除了delay還是delay」這句話可以榮登榜首。久而久之，專案無法如期完成反成了常態，如期完成才是異常的怪現象。很多企業主也在抱怨，花了很多錢讓同仁去學習專案管理，結果還是外甥打燈籠→照舊。到底問題出在哪裡？其實最大的問題不在管理技巧，而是文化差異。
常見的情況是這樣的，公司內部有一些任務出現，經營層就交待給主管，賦于一些目標，要求限期完成，於是專案成立了。一些人被賦于任務後，開始展開一些計畫、執行、查檢、矯正等等(PDCA)活動。工作解構、工時評估、任務分派、甘特圖、專案會議等等，幾乎大部分專案管理的手法都運用上去了，但是專案就是不順。問題出在哪？
這就是典型的以功能式組織管理專案的模式，與專案管理最大的差異就是沒有一個明確的專案經理人(PM：Project Manager)。因為沒有明確的專案負責人，專案隨著里程碑的進行，移轉到負責的相關機能主管身上。又因為無法明確的訂定出里程碑的中間目標，自然就無法進行有效的評估與管理。碰到專業的衝突時，專業的本位主義讓專案無法產生有效的決策，這時只好把老總請出來，做最後的裁決。所以老總才是實質的專案經理人。這種機能式的專案管理，並非不可行，反而在初創業或是小型企業裡，資源不是很充分的狀況下，這不失是一個最簡便的方法。但企業一旦大了，組織益形複雜，跨機能活動的障礙也跟著加深，要以開會來溝通協調的專案運作，恐不可行。
專案管理是有其必要的條件與基本功的管理系統的，並非只是一堆的人，在做一件相同的事而已。共同的目標、互相的承諾、專業的互補與資源的管理等等。專案管理是一種系統，而非機能。中國人的社會到處都可以看到團隊(Team)，但卻不易看到精英團隊(Team work)。跨機能管理製造出專案溝通協調的困難度，專業的執著帶來本位的堅持，資源有限的狀況下，對目標的承諾只事一種盡力而為的管理模式，這些現象絕非專案管理的本質。
以下我們就來談談專案管理的一些基本要件：
專案管理的基本要件
1. 必須有特定的任務、明確的目標
2.在特定期間、有資源投入
專案管理的管理重點
1. 時間、成本、技術、資訊、合約管理
2. 介面、人力資源、溝通、衝突與風險管理
專案管理技巧的運用
1. 跨機能團隊 + 專業分工 + 有限資源 → 衝突管理
2. 專案的新穎性 + 特定期間 + 不確定性 → 風險管理
3. 追求顧客滿意 + 資源效率 + 創意需求 → 績效管理
4. 專業本位 + 技術創新 + 有限資源 → 專案規劃
專案管理的核心人物是專案經理人，當接受到任務指派後，專案經理人應該針對任務，進行專案定義(包含使命、目標、策略及範疇等)，接下來成立專案，運用一些技巧，進行專案規劃(包括業務解構、工時評估、任務分派、時程計畫、預算規劃及風險評估)。在專案進行過程中，專案經理人必須時時關注專案的進度與預算成本的控制，碰到問題發生時，隨時做出最佳決策，讓專案依計畫目標完成，是其最大使命。這個人在專案運作上，必須被充分的授權，個人也必須具備充分的基本管理技巧，才可能完成任務。但是否學會了專案管理，所有的專案就此一帆風順？遺憾的是，答案是否定的。東方與西方管理最大的不同點在於文化，而非技巧。
商業管理的一些管理技巧，是從西方工業革命後才大步躍進的。而這些管理也大部分是西方發展出來的。西方人的做事態度與價值觀，與東方人有極大的差異。西方人視獨立與對任務負責是基本要求；但東方人卻是以人情世故，聽命行事為職場工作哲學。當這些管理都以西方的職工為基礎，發展出來的管理模式，要直接套到東方人職工的身上，絕對會格格不入。但不可否認的西方在管理上還是比較有效率，如何融會貫通，是東方管理者不可忽視的重點。
經濟發展讓世界成了M型社會，對專案管理的過度熱情與高度排斥，也讓專案管理形成另一個M型管理現象。很多人對專案管理的不屑，是緣由於受到太多的挫折；而另外有一些人，感受到21世紀是專案管理的世紀的時勢所趨，熱衷於專案的認證，形成一股風潮。認證本身是一件好事，可以藉由認證來證明本身具備合於標準的能力。唯遺憾的是，很多人為認證而認證，但其實對專案管理卻還是十足的門外漢一個。最近很熱門的專案經理人(PMP)認證，在兩岸是年輕人的最愛，但這些PMP拿到證照後，帶出來的專案的效果又是如何？值得深入探索，這部分不多談。中國人的考試功夫，要拿PMP本身並非難事，但要做好專案經理人，則不是一張PMP執照可以告訴您答案的。
到底東方人的管理與西方人的專案管理，差異有多大，在運作專案管理時，必須要注意甚麼？這些都是有心走這條路的年輕人必須面對的。今天就暫且談到此，明天我們來談談東西方的管理差異。慢慢的我們也藉重孫子兵法，來看看是否適用於專案管理的領域。敬請期待。
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