專案立案是專案管理的首要步驟，一個專案的價值，都是在這個階段定義出來的。為何需要專案，其成立的目的如果沒有很清楚的交代，那專案進行過程，規格變來變去，將是無可避免的現象。既使專案能夠順利完成，也顯現不出其帶來的價值。這就陷入典型的沒有功勞也有苦的困境了。專案的立案是一個策略規劃的程序，屬於戰略層級，所以牽涉到系統程序，經營決策，以及戰略規劃。一般專案立案會以７Ｗ（Why、What、When、Who、Where、Which、Whom)的程序來進行。
資源有限，如何在有限的資源下，發揮資組織的最大效率，是專案管理之所以會成為21世紀管理主流的主要成因。因之專案管理必須要先做到Do th right thing，再來追求Do the thing right。那要如何知道所做的事是Right thing？專案為何需要？當然必須要有足夠的立場與條件，才能夠判斷值不值得，所以立案的一些程序自然不可免。
那專案立案有何程序？要注意那些事項？接下去我們就來談談專案如何立案。
專案立案的程序依序為：概念形成→概念評估→可行性評估→提案與審核等步驟。針對這些步驟，簡述如下：
概念形成：每個專案的成立，都應該有其背景與目的，這樣的專案才能夠顯現其資源投入的價值。管理的目的並不是管理，而是不管理卻還能管理，才是管理的最高境界。所以專案的概念形成應該要能夠讓組織可以客觀、科學的評估其價值，以決定資源投入的有意性。概念形成可以用７Ｗ來進行專案定義。
Why：首先要弄清楚為何需要這個專案？譬如企業內最常見的新產品開發專案，新產品開發是為了提高市場占有率？還是為了提升企業的獲利能力？還是只是應付市場需求的一個例行性業務？不同的目標，其進行的方向當然會不同。如果是為了提高市場占有率，那目的又為何？是目前市佔率不夠高，還是已夠高了，想把競爭的缺口拉大。這將會是兩個截然不同的專案資源與目標，並非都是套公式而已。一般概念的提出，常常緣自於組織最高層級的一個遠景或是策略引導出來的，這些形而上的東西，要貫穿到執行層面，中間還有很多的關卡。如何讓上情下達、下情上達，一些的需求定義與確認動作不可忽視。在概念被提出來後，經過Why的不斷洗禮，會把最高的任務與使命帶出來，依據這些使命與任務，展開細部計畫，才不會有策略與執行脫節的現象發生。概念形成主要確認專案成立的背景、環境、成立理由、基本綱領、任務、組織期望、 與需求等等。也就是習知的範疇定義。
What：接下去就要進行戰術的規劃。戰略重要，但沒有戰術的支撐，也只是空包彈，無濟於事。 要完成專案的任務與使命，必須具備那些要件，都必須明確的定義。依據專案的主題，展開目標(Quality、Cost、Delivery)、基本的機能與性能的設定。以及抽出在專案進行過程，可能會有哪些的課題(風險)等等。
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